Demande de propositions pour services de tenue de livres et de comptabilité

Nom de l'organisationCatégories d'emploiType de posteRégion et Location(s)Niveau de carrièreSalaireAnnonce en ligne depuisÉchéance de la demande
Initiative: une ville pour toutes les femmes
  • Comptabilité / finances
Demande de proposition
  • Ontario - Ottawa Area - Ottawa
Expérimenté(e) (poste hors gestion)N/A2020-01-102020-01-23

Demande de propositions pour services de tenue de livres et de comptabilité

  1. Information générale

L’Initiative : une ville pour toutes les femmes (IVTF) est une organisation ontarienne sans but lucratif qui représente une collaboration toute particulière de femmes provenant d’une diversité de communautés, d’organisations et du milieu universitaire qui travaillent de concert avec les décisionnaires municipaux pour créer une ville plus inclusive et promouvoir l’égalité entre les sexes. Pour mener à bien sa mission, l’IVTF dépend d’un mélange de subventions, de cotisations de membres, de frais de service aux clients (entreprise à vocation sociale) et de dons. Depuis 15 ans, nous fonctionnons sous les auspices d’une organisation de bienfaisance partenaire. En 2020, l’IVTF fera la transition vers une organisation sans but lucratif totalement indépendante. Nous cherchons une teneuse de livres pour nous aider, lors de cette transition, à la mise en place des systèmes financiers et comptables et des procédures associées, et pour gérer les services de tenue de livres et de comptabilité une fois ceux-ci établis.

  1. Étendue des services financiers et comptables

Sous la direction de la directrice exécutive et sous la supervision de la trésorière, la teneuse de livres tiendra tous les registres, dossiers et processus nécessaires et appropriés pour assurer le fonctionnement financier fluide et conforme de l'organisation. De plus, la teneuse de livres appuiera l’IVTF dans sa mise en place d’une infrastructure financière et administrative lors de sa transition vers une organisation sans but lucratif avec entreprise sociale entièrement indépendante. Les fonctions du poste comprennent les services suivants, sans s’y limiter :

  • Mettre en place un programme de comptabilité (QuickBooks ou FreshBooks) et transférer les comptes au nouveau programme.
  • Gérer toutes les écritures dans le programme de comptabilité de l’organisation (QuickBooks), y compris les comptes créditeurs et les comptes débiteurs, et répondre aux demandes des fournisseurs.
  • Préparer et réviser les dépôts bancaires, les paiements et les rapprochements de relevés bancaires, et les classer dans le programme de comptabilité; préparer les chèques à être signés.
  • Émettre et consigner les factures, les reçus et les remboursements pour les services offerts par l’IVTF, y compris son travail d’entreprise à vocation sociale.
  • Mettre en place des systèmes de remboursement de dépenses, de cartes de crédit et de petite caisse; consigner toutes les dépenses liées au remboursement des employées; et gérer les cartes de crédit d’entreprise selon les directives de contrôle interne de l’IVTF.
  • Mettre en place un système de paie; effectuer la révision et l’entrée des données dans le tableur de rapprochement de la paie.
  • Traiter la paie et les registres deux fois par mois.
  • Répondre aux demandes des employées concernant le service de paie.
  • États financiers – Mettre en place un système de rapports mensuels et préparer des états de compte financiers mensuels qui seront examinés régulièrement avec la directrice exécutive.
  • Rapports de fin d’exercice – Mettre en place et fournir des rapports de fin d’exercice qui seront examinés avec la directrice exécutive.
  • Aider à la préparation de la vérification annuelle, y compris les chiffriers de fin d’exercice pour les auditeurs.
  • Aider la directrice exécutive à préparer tout autre rapport financier demandé par elle, par le personnel ou par le conseil d’administration.
  • Être facilement disponible pour répondre aux questions de la directrice exécutive et de la trésorière, au besoin.
  • Autres tâches, selon les besoins.
  1. Durée et conditions des services de tenue de livres et de comptabilité

Une fois approuvé par le conseil d'administration de l’IVTF, le contrat pour les services de tenue de livres et de comptabilité aura une durée d'un (1) an, s’étalant du 1er  février 2020 au 31 janvier 2021. Après quatre-vingt- dix (90) jours de service, l’IVTF et la contractante auront toutes deux la possibilité de résilier ce contrat et de renégocier le tarif pour la continuation des services. Cette condition pourra être mise en œuvre moyennant un préavis d’au moins trente (30) jours à l’autre partie.

  1. Contenu de la proposition

La soumissionnaire doit soumettre une lettre d’accompagnement et une proposition énonçant clairement sa compréhension des services requis et contenant les éléments suivants :

Composante des compétences

La soumissionnaire doit démontrer sa capacité à effectuer les services de tenue de livres susmentionnés conformément aux principes comptables généralement reconnus. De l’expérience dans le secteur sans but lucratif est fortement préférée. Veuillez fournir le CV de la professionnelle qui se propose pour diriger l’ensemble des services de tenue de livres et de comptabilité. Ce document devrait comprendre les acquis scolaires et l’expérience pertinente de l’individu. Comme recommandations, veuillez fournir le nom et les coordonnées de trois clients (actuels ou anciens) et pour chacun d’eux, la durée de la relation de travail et un court résumé des services fournis.

Estimation des frais

Veuillez indiquer une estimation des frais pour la prestation des services de tenue de livres et de comptabilité pour la période allant du 1er  février 2020 au 31 janvier 2021. Veuillez noter que l'ampleur prévue de l’apport peut aller jusqu’à 20 heures par mois; cependant, dans la phase initiale de mise en place des processus et procédures internes de tenue de livres et de comptabilité, l’apport sera de plus grande ampleur.

Composante administrative

Veuillez expliquer les méthodes d'exécution des services de tenue de livres et de comptabilité requis par l’IVTF. Les propositions doivent aborder chacune des exigences en matière de tenue de livres et de comptabilité telles qu’énoncées dans cette demande de propositions. L’auteure de la proposition doit fournir toute information supplémentaire que l’IVTF peut raisonnablement exiger. Veuillez énumérer les dépenses qui seront absorbées par la contractante (p. ex., les frais de port, d’impression, etc.). Veuillez énumérer les dépenses qui représenteront des frais supplémentaires pour l’IVTF. Veuillez indiquer le taux de facturation proposé pour des services élargis, le cas échéant. L’IVTF pourrait demander aux soumissionnaires d’envoyer une représentante pour une entrevue avant que le Conseil approuve la proposition.  L’IVTF ne sera pas responsable des coûts encourus par la soumissionnaire en lien avec une telle entrevue.

Entente de confidentialité/Code de conduite/Conflit d’intérêts : La contractante devra signer les formulaires types de l’IVTF comme indiqué.

  1. Procédures de soumission de la proposition

Les propositions doivent être envoyées à Valerie Stam, directrice exécutive de l’IVTF, vstam@cawi-ivtf.org, et doivent être reçues au plus tard jeudi 23 janvier 2020 à 17 h (HNE).

Si vous avez des questions concernant la proposition, l’organisation ou tout autre sujet découlant de cette demande de propositions, veuillez les soumettre par courriel à vstam@cawi-ivtf.org.  Nous ne répondrons pas aux questions soumises après 17 h (HNE) jeudi 23 janvier 2020.

Nous encourageons les personnes qui s’identifient comme femmes appartenant à un groupe en quête d’équité à soumettre une demande, y compris les femmes handicapées, les femmes de couleur, les immigrantes et les femmes autochtones. Nous remercions toutes les postulantes de leur intérêt; nous ne communiquerons toutefois qu'avec les candidates retenues.

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