Adjoint(e), Sensibilisation aux programmes - FMV

Nom de l'organisationCatégories d'emploiType de posteRégion et Location(s)Niveau de carrièreSalaireAnnonce en ligne depuisÉchéance de la demande
La Fédération canadienne des municipalités (FCM)
  • Soutien administratif
Plein temps
  • Ontario - Ottawa Area - Ottawa
Premier échelonN/A2019-12-022019-12-12

La Fédération canadienne des municipalités (FCM) est la voix nationale des gouvernements municipaux, représentant les intérêts des villes et des collectivités auprès du gouvernement fédéral.

 

Poste :                         Adjoint(e), Sensibilisation aux programmes - FMV

Service :                      Programmes de la FCM

Classification:             Niveau 2

Échelle salariale :        43 300 $ - 55 700 $

Langues :                    Le bilinguisme (anglais et français) est un atout important

 

Objectif principal :

Relevant du gestionnaire, Sensibilisation aux programmes, l’adjoint(e), Sensibilisation aux programmes fournit un soutien administratif et opérationnel à l’équipe de Sensibilisation, au sein de l’unité des Services de financement du Fonds municipal vert. Ses principales responsabilités comprennent notamment un soutien administratif complet et efficace, dont les réservations de voyage et le suivi des dépenses, un service d’assistance par téléphone, ainsi que le suivi et la mise à jour des calendriers et des horaires quotidiens.

Responsabilités clés :

  • Surveiller la ligne de téléphone dédiée à la sensibilisation aux programmes et y répondre; transférer les appels aux bonnes personnes.
  • Coordonner la logistique pour tous les déplacements, réunions et conférences de l’équipe. Préparer la documentation nécessaire et assurer le suivi des dépenses se rattachant à la logistique des déplacements et des réunions.
  • Fournir un soutien administratif aux gestionnaires pour les aider à compléter les demandes de remboursements, effectuer l’entrée des données budgétaires et assurer le suivi du budget.
  • Vérifier, codifier et traiter les factures et les demandes de remboursement. Voir au respect des directives financières et des modalités contractuelles.
  • Effectuer des entrées de données et des mises à jour dans le système de gestion des relations clients (CRM).
  • Fournir un soutien administratif aux gestionnaires pour les opérations et les activités quotidiennes de l’équipe, y compris l’organisation de réunions, la gestion des documents, la prise de notes, la coordination des formations, la coordination des traductions, le suivi des priorités hebdomadaires des équipes, la coordination de la logistique, etc.
  • Responsable de rédiger les procès-verbaux lorsque nécessaire.
  • Préparer, vérifier et/ou donner son avis au sujet de la correspondance sortante et des documents, au besoin.
  • Coordonner la préparation en vue de l’accueil des nouveaux employés ainsi que leur orientation.
  • Fournir un appui complémentaire aux adjointes administratives du FMV et à la réceptionniste, selon les besoins.
  • Peut être appelé(e) à prendre en charge des projets ou à effectuer d’autres tâches administratives selon les besoins.

Connaissances et expérience :

  • Études postsecondaires en administration, en gestion de projet ou dans une discipline connexe.
  • Au moins 3 ans d’expérience de soutien administratif dans un environnement de travail qui évolue rapidement.
  • Une connaissance des processus et des outils d’appui organisationnel, des pratiques et des procédures de gestion administrative.
  • Maîtriser l’utilisation de logiciels de bureautique, dont ceux de la suite Microsoft Office; une connaissance des systèmes de gestion des relations clients serait un atout.
  • Solides habiletés pour l’organisation du travail et pour les relations interpersonnelles.
  • Capacité démontrée pour effectuer de multiples tâches dans un environnement de travail qui évolue rapidement, avec des priorités concurrentes et des délais serrés.
  • Attention soutenue pour les détails et l’exactitude.
  • Capacité de travailler de façon autonome avec peu de supervision et d’orientation.

Exigences linguistiques :

  • La capacité de travailler dans les deux langues officielles est un atout important.

 

Faire partie de l'équipe de la FCM comporte une multitude d'avantages, dont la possibilité de bénéficier d'un horaire d'été (congé les vendredis du 1er juillet jusqu'à la fête du Travail) et de travailler dans des bureaux situés sur la place du marché ByWard. Vous serez également assuré de l'engagement de la FCM à favoriser le perfectionnement de ses employés et aurez accès à une gamme concurrentielle d'avantages sociaux et de services. 

Pour plus d'information au sujet de cette offre ou de la FCM en général, veuillez consulter notre site Web à www.fcm.ca.

Pour postuler, veuillez-vous rendre à la section carrières de notre site web.  La date limite de soumission des candidatures est le 12 Décembre, 2019

 

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu'avec les candidats sélectionnés pour une entrevue. Toutes les candidatures seront conservées dans nos dossiers pour une période de six mois après l'embauche du candidat choisi.

 

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