Adjoint administratif, inscription et examens (bilingue)

Nom de l'organisationCatégories d'emploiType de posteRégion et Location(s)Niveau de carrièreSalaireAnnonce en ligne depuisÉchéance de la demande
The College of Naturopaths of Ontario
  • Soutien administratif
Plein temps
  • Ontario - Metro Toronto Area
Expérimenté(e) (poste hors gestion)$35,000 - 45,0002019-02-112019-03-08

L'Ordre des naturopathes de l'Ontario s’emploie à protéger l’intérêt public en réglementant les docteurs en naturopathie pour soutenir le droit du public à des traitements naturopathiques compétents, sûrs et éthiques.  L’Ordre remplit son rôle en établissant les exigences à respecter afin d’exercer la profession, en établissant les normes de pratique, en gérant un programme d'assurance de la qualité et en tenant les docteurs en naturopathie de l’Ontario responsables de leur conduite et de leur façon d’exercer la profession.

Aperçu du poste

L’adjoint administratif, inscription et examens, apporte du soutien administratif en ce qui a trait aux programmes d’inscription et aux examens de l’Ordre. Travaillant avec le directeur, le coordonnateur principal et les coordonnateurs de programme, l’adjoint administratif veillera à la gestion quotidienne de ces programmes afin d’assurer leur bon fonctionnement.

Fonctions et responsabilités

En tant que personne clé apportant du soutien à ces programmes, le titulaire du poste devra :

  • Fournir des services administratifs, de saisie des données et d’entretien de la base de données, de préparation des documents, de tenue des dossiers, de gestion du courrier et de coordination des communications de masse par courriel et par la poste pour les programmes;
  • Appuyer les coordonnateurs de programme, le coordonnateur principal et le directeur, Inscription et examens, dans l’étude et le traitement des questions relatives aux divers programmes d’inscription et d’examen;
  • Contribuer à la logistique propre aux événements et à la gestion des approvisionnements;
  • Contribuer à la diffusion de l’information aux membres de la profession et au public;
  • Favoriser le bon déroulement des réunions en préparant l’ordre du jour et le matériel connexe;
  • Préparer et distribuer de façon rapide et précise la correspondance, les rapports et les documents, incluant en copiant, en envoyant par la poste et par courriel ainsi qu’en conservant le matériel;
  • Mettre à jour et assurer le maintien des politiques et des procédures de fonctionnement, les gabarits de communication, les formulaires à remplir et le matériel du programme d’information;
  • Compiler et distribuer les recherches tel que requis;
  • Examiner et mettre à jour les pages pertinentes du site Web de l'Ordre, afficher des renseignements sur le registre public;
  • Assurer que toutes les procédures générales de bureau de même que les procédures des programmes sont complétées tel que voulu; et
  • Maintenir les dossiers relatifs aux programmes conformément à la politique de l’Ordre en matière de conservation des dossiers.

Qualifications

Ce poste convient davantage à une personne possédant l’éducation, l’expérience, les compétences et les qualités personnelles qui suivent.

Éducation

  • Une éducation en administration de bureau ou dans des programmes connexes est requise.

Expérience

  • Une à trois années d’expérience dans un rôle administratif.

Compétences

  • Excellentes capacités de communication orale et écrite de même que compétences relationnelles.
  • Solides capacités organisationnelles reposant sur une gestion efficace du temps, une précision élevée et le souci du détail.
  • Solide connaissance des systèmes informatiques (MS Office, Adobe Pro).
  • Connaissance des systèmes de données, en particulier iMIS.
  • Compréhension du secteur sans but lucratif, en particulier des rôles et des responsabilités des autorités de réglementation.
  • La capacité à parler et à écrire couramment en français et en anglais est une exigence.

Qualités personnelles

L’environnement de l’Ordre convient davantage aux personnes possédant les qualités qui suivent :

  • Indépendance et esprit d’initiative, créativité, innovation et recherche de résultats;
  • Fierté tirée de son professionnalisme, tant par ses gestes que son apparence;
  • Patience et empathie tout en croyant en la justesse, l’égalité, l’objectivité et l’impartialité;
  • Capacité à travailler en équipe tout en respectant les processus de prise de décision et les responsabilités juridiques de l’Ordre;
  • Excellent jugement, tact et diplomatie.

Modalités et conditions de travail

Les modalités et conditions de travail suivantes s’appliquent à ce poste :

  • Il s’agit d’un poste permanent à temps plein au sein de l’Ordre;
  • Il s’agit d’un poste comportant 35 heures de travail par semaine, du lundi au vendredi;
  • Du travail la fin de semaine, lors d’examens, sera à l’occasion exigé;
  • Le salaire reposera sur l’expérience, les aptitudes et qualifications du titulaire, dans une fourchette de 35 000 $ à 45 000 $ par année.

Avantages sociaux

Les employés de l’Ordre ont droit à un régime d'avantages sociaux collectif concurrentiel (assurance vie, ILD, soins dentaires et ambulanciers) et les employés souscrivent au régime enregistré d'épargne-retraite (REER) de l’Ordre, auquel cotise l’Ordre au nom de l’employé. L’Ordre procurera également des occasions de perfectionnement professionnel.

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