Adjoint(e) à l’administration et aux adhésions

Nom de l'organisationCatégories d'emploiType de posteRégion et Location(s)Niveau de carrièreSalaireAnnonce en ligne depuisÉchéance de la demande
Canadian Association of Second Language Teachers
  • Soutien administratif
  • Coordination d’événements
  • Relations avec les membres
Plein temps
  • Ontario - Ottawa Area - Ottawa
Premier échelon$30,000 - 36,0002020-01-142020-01-27

L'Association canadienne des professeurs de langues secondes (ACPLS) est à la recherche d'une personne dynamique qui se joindra à son personnel, à Ottawa, pour assumer les fonctions d'adjoint(e) à l'administration et aux adhésions à titre d'employée à temps plein. Sous la supervision du directeur général, l'adjoint(e) à l'administration et aux adhésions sera responsable du traitement des adhésions,  des ventes de publications, de la coordination de la logistique des réunions et des événements et du secrétariat. Elle coordonnera également les services aux membres.

 

Adhésion

  • Effectuer la saisie de données, gérer les fiches des membres, produire des rapports d'état et analyser les données pour guider les stratégies de rétention et de recrutement.
  • Coordonner le traitement automatique, le suivi et la facturation des demandes et du renouvellement des membres.
  • Répondre rapidement et professionnellement aux demandes de renseignements au sujet des produits et services de l'association, ainsi qu'au sujet des avantages et du statut des membres.
  • Maintenir et coordonner les dossiers pour les programmes de prix et de reconnaissance.

 

Développement professionnel

  • Mettre en œuvre un plan annuel de perfectionnement professionnel (PP) pour les membres incluant des webinaires et des ateliers hors site.
  • Coordonner les activités de PP, y compris la programmation, l'inscription, les suivis et les évaluations.
  • Recevoir et répondre aux questions, commentaires et suggestions des membres concernant le PP.
  • Fournir un soutien technique aux présentateurs de sessions en ligne et modérer les discussions en direct.
  • Coordonner la logistique des événements spéciaux tels que la journée de réseautage, des réunions de parties prenantes, etc.
  • Assister aux réunions du comité de perfectionnement professionnel et fournir au comité des données et un soutien administratif.

 

Organisation d'événements

  • Créer et gérer le système d'inscription pour les événements de l'ACPLS, y compris l’AGA/Journée de réseautage et la conférence Langues sans frontières.
  • Coordonner la logistique des événements de l'ACPLS, y compris la recherche et la négociation de l'hébergement, des services de traiteur, des salles de réunion, des fournisseurs audiovisuels, des fournisseurs de foires commerciales, des ententes de présentation, des déplacements, etc.
  • Appuyer et coordonner la participation du personnel et des bénévoles de l'ACPLS aux conférences des enseignants et à d'autres événements de langues secondes.
  • Coordonner la distribution du matériel d’exposition et d'ateliers pour les conférences et les événements spéciaux.
  • Maintenir et distribuer un calendrier continu des réunions et des événements de l'Association.

 

Tâches administratives

  • Coordonner les déplacements, les hôtels et les salles de réunion pour les activités des membres, y compris l'assemblée générale annuelle, les réunions du conseil d’administration et des comités, les séances de perfectionnement professionnel, les activités de réseautage, les conférences, etc.
  • Fournir un appui administratif au directeur général, et pour les réunions, événements et activités.
  • Préparer et expédier des commandes des publications de l’ACPLS.
  • Aider la gestionnaire des finances dans le traitement des comptes créditeurs et débiteurs.
  • Appuyer le directeur général et les autres membres du personnel lors de la préparation du matériel et de la documentation pour les réunions, les séances de perfectionnement professionnel et d'autres événements.

 

Compétences requises

  • Connaissance des pratiques en bureautique et en administration.
  • Expérience à transiger avec des fournisseurs d'événements (hôtel, voyage, exposants, etc.).
  • Capacité à planifier, organiser et suivre la logistique d’événements tels que des ateliers, des conférences, des foires commerciales, etc.
  • Maîtrise une variété d'applications et de logiciels (c.-à-d. Simple Comptable, la suite Microsoft Office Suite, les outils Google) et effectue des recherches Internet avec aisance
  • Compréhension des procédures de traitement des demandes et de renouvellement d'adhésions, des bases de données de membres, et des méthodes de recrutement et de fidélisation des membres.
  • Bon jugement, compétences organisationnelles et souci du détail.
  • Capacité de bien travailler avec les autres et de façon autonome.
  • Capacité de cultiver et de maintenir des relations positives et professionnelles avec des collègues, des bénévoles, des membres, des intervenants et des fournisseurs.
  • Démontre de bonnes compétences en communication verbale et écrite en anglais et en français.

 

Date de début : le plus tôt possible

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