Business Operations Assistant / Adjoint(e) aux opérations commerciales

Organization NameJob CategoriesPosition TypeRegion and Location(s)Career LevelSalaryAd Online SinceApplication Deadline
Canadian Mentoring Partnership (CMP)
  • Administrative / Clerical Support
Full Time
  • Home-Office Based
Experienced (Non-manager)N/A2019-08-012019-08-24

Business Operations Assistant (Executive Assistant)

Our client, Canadian Mentoring Partnership (CMP) is committed to expanding access to mentoring for youth in Canada.  Launched by Big Brothers Big Sisters of Canada, the Alberta Mentoring Partnership and the Ontario Mentoring Coalition, CMP is a new coalition of organizations that provide youth mentoring. Working together, we will build sector capacity to empower every young person to fulfil their potential. CMP was established with funding from Employment and Social Development Canada and BMO Financial Group. www.mentoringcanada.ca

The Canadian Mentoring Partnership is currently building its team and is searching for action-oriented, hands-on professionals who thrive in an entrepreneurial work environment. Ideal candidates are strong leaders, but are also willing to roll up their sleeves to get the job done. They are passionate and dedicated about building community and promoting youth mentoring in Canada. 

We are seeking a proactive individual with a high attention to detail to serve as its Business Operations Assistant. Reporting to the Managing Director, the Business Operations Assistant will be responsible for the day-to-day support of key operational functions, including Finance & Office Administration. The Assistant will also analyze various office processes to identify & implement process improvements to increase functional efficiencies.  This is an exciting opportunity for an individual to deepen their experience in finance, management, and business operations as they will work collaboratively across the organization to drive productivity and, ultimately, maximize CMP’s impact.

Duties & Responsibilities:

Administrative duties

  • Manage schedule and arrange meetings for Managing Director, as required;
  • Make travel and accommodation arrangements for Managing Director and CMP Leadership Team;
  • Organize all CMP Leadership Team meetings E.g. meeting packages (reports, agendas, etc.)
  • Arrange for translation of all emails/documents being sent out by Managing Director;
  • Support committee/working group meetings as requested;
  • Support CMP leadership team meetings (attend, take and distribute notes);
  • Collect and maintain files of signed agreements;
  • Coordinate signing of documents;
  • Organize staff functions as required by the Managing Director
  • Co-ordinate registration and facility management for annual National Mentoring Symposium
  • Other administrative duties, as may be required.

Finance Duties                 

  • Provide backup support to the Finance Coordinator
  • Process all invoices received:
  • Review expense reports, ensure proper backup
  • Assist with expense tracking
  • Reconcile corporate credit card statement(s)
  • Handle cash management, including bank deposits and check processing
  • Create and track invoices for event registrations, including the National Mentoring Summit
  • Manage contracts & MOUs for partners and external vendors
  • Continuously seek to improve processes and standards for internal quality control  

Qualifications:

  • Bachelor’s or Associate’s degree preferred
  • Bilingualism (English and French) is required
  • Demonstrated success and 1-2 years’ experience in office administration or financial operations; experience working with a nonprofit is a plus
  • Passion for supporting youth and youth programming, preferably in the field of mentoring
  • High attention to detail and ability to follow detailed guidelines and processes
  • Superb organizational skills
  • Comfortable with Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
  • QuickBooks, Office 365 experience a plus
  • Success in managing a variety of key initiatives concurrently
  • Self-starter, able to work independently, and entrepreneurial; enjoys creating and implementing new initiatives

Our Client Offers:

  • Opportunity to develop Canada-wide network
  • Virtual office- working either from home or assigned office
  • Travel opportunities
  • Flexible working hours
  • Competitive Salary
  • Comprehensive Benefits Package
  • Matching RRSP plan

Are you looking for an exciting opportunity with an entrepreneurial non-profit team where you can positively impact the lives of young people?  Let’s talk.

Application Process

CMP is committed to principles of anti-oppression and employment equity, and strives to create an inclusive workplace that promotes and values diversity. We strongly encourage people who self-identify as Indigenous, racialized, Francophone, immigrant, refugee, differently abled, LGBT2SQ+ or as members of other equity seeking groups to apply. If accommodation is required during the hiring process, please inform the hiring committee once selected for an interview. 


Adjoint(e) aux opérations commerciales (Adjoint[e] administratif/administrative)

Notre client, le Partenariat canadien de mentorat (PCM) s’est engagé à élargir l’accès au mentorat pour les jeunes au Canada. Dirigé par Grands Frères Grandes Sœurs du Canada, l’Alberta Mentoring Partnership et l’Ontario Mentoring Coalition, le PCM est une nouvelle coalition regroupant de multiples agences qui offrent des programmes de mentorat pour les jeunes. Ensemble, nous allons renforcer les capacités du secteur et permettre à tous les jeunes de réaliser pleinement leur potentiel. Le PCM est financé par Emploi et Développement social Canada, avec l’appui de BMO Groupe financier.  www.mentoratcanada.ca

Le Partenariat canadien de mentorat est actuellement en train de bâtir son équipe et est à la recherche de professionnels qui possèdent un sens pratique et qui sont orientés vers l’action, et qui s’épanouissent dans un environnement axé sur l’entrepreneuriat. Les candidats idéaux ont de solides aptitudes pour le leadership, mais sont également prêts à retrousser leurs manches pour achever un projet. Ils sont passionnés et dévoués à leur collectivité et à la promotion du mentorat chez les jeunes au Canada. 

Nous sommes à la recherche d’une personne proactive ayant un grand souci du détail pour pourvoir son poste d’adjoint aux opérations commerciales. Relevant du directeur général, l’adjoint aux opérations commerciales sera responsable du soutien quotidien des principales fonctions opérationnelles, incluant les finances et l’administration. L’adjoint analysera également divers processus administratifs afin de déterminer et de mettre en œuvre des améliorations de processus visant à accroître l’efficacité fonctionnelle.  Il s’agit d’une excellente occasion pour le candidat sélectionné d’approfondir son expérience en finance, en gestion et en opérations commerciales et il travaillera en collaboration à travers l’organisation afin de stimuler la productivité et, en définitive, de maximiser l’impact du PCM.

Tâches et responsabilités :

Tâches administratives

  • Gérer l’horaire et organiser les réunions du directeur général, au besoin;
  • Prendre les dispositions pour les déplacements et l’hébergement du directeur général et de l’équipe de direction du PCM;
  • Organiser toutes les réunions de l’équipe de direction du PCM, p. ex. : la documentation des réunions (rapports, ordres du jour, etc.);
  • Faire traduire tous les courriels/documents envoyés par le directeur général;
  • Contribuer aux réunions du comité/groupe de travail comme demandé;
  • Contribuer aux réunions de l’équipe de direction du PCM (assister, prendre et distribuer des notes);
  • Recueillir et tenir à jour les dossiers des ententes signées;
  • Coordonner la signature des documents;
  • Organiser les fonctions du personnel au besoin par le directeur général;
  • Coordonner l’inscription et la gestion des installations du Colloque national de mentorat annuel;
  • Autres tâches administratives pouvant être requises.

Tâches financières                         

  • Assister le coordinateur des finances
  • Traiter toutes les factures reçues
  • Réviser les rapports de dépenses, s’assurer de la documentation à l’appui adéquate
  • Assister au suivi des dépenses
  • Rapprocher le(s) relevé(s) de carte de crédit d’entreprise
  • Gérer la caisse, incluant les dépôts bancaires et le traitement des chèques
  • Créer et faire le suivi des factures pour les inscriptions à des événements, incluant le Sommet national sur le mentorat
  • Gérer les contrats et les protocoles d’entente pour les partenaires et les fournisseurs externes
  • Chercher continuellement à améliorer les processus et les normes du contrôle de la qualité interne  

Qualifications :

  • Diplôme universitaire ou diplôme associé de préférence
  • Bilinguisme (anglais et français) requis
  • Réussite démontrée et une à deux années d’expérience à un poste d’administration de bureau ou d’opérations financières; une expérience de travail auprès d’un organisme à but non lucratif est un atout
  • Passion d’aider les jeunes et les programmes jeunesse, de préférence dans le domaine du mentorat
  • Grand souci du détail et capacité de suivre des directives et des processus détaillés
  • Compétences organisationnelles exceptionnelles
  • Connaissance des logiciels de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
  • Connaissance de QuickBooks et Office 365 est un atout
  • Capable de gérer plusieurs initiatives importantes simultanément
  • Débrouillard, capable de travailler de manière indépendante et entreprenant; aime créer et mettre en œuvre de nouvelles initiatives

Notre client offre :

  • Possibilité de créer un réseau pancanadien
  • Télétravail- soit travail à domicile ou à un bureau assigné
  • Possibilités de voyage
  • Horaires de travail flexibles
  • Salaire concurrentiel
  • Programme complet d’avantages sociaux
  • Programme de cotisation égale au régime enregistré d’épargne-retraite (REER)

Cherchez-vous une occasion passionnante au sein d’une équipe dynamique du secteur sans but lucratif où vous pourrez avoir un impact positif sur la vie des jeunes?  Parlons-nous!

Processus de candidature

Notre client adhère aux principes anti-oppression et d’équité en matière d’emploi. Nous encourageons les membres de communautés autochtones, ethnoraciales, LGBTA+, francophones, immigrantes, réfugiées, handicapables et d’autres groupes en quête d’équité à poser leur candidature et à s’identifier comme tels. Si vous avez un besoin en particulier par rapport au processus d’embauche, veuillez en informer le Comité d’embauche s’il vous invite à passer une entrevue.

Please use the Apply Now button below
to be considered for this position.

Apply NowThis functionality is only available on a desktop or laptop computer.

Click here for important information about
applying for a job through CharityVillage.

2944 views