Project Coordinator

Summary

The Council of Canadian Academies (CCA) is looking for a project coordinator to join our team of diverse professionals committed to supporting evidence-informed policy and decision-making in Canada.

The CCA convenes multidisciplinary expert panels to assess the evidence on complex policy related topics affecting Canada. The resulting reports, authored by CCA’s expert panels, are recognized for their high quality and used to inform public discussions and policy-related decision-making.

Reporting directly to Portfolio Director(s) as a key member of project teams, the Project Coordinator supports: the planning and coordination of expert panel meetings; the development of project plans, timelines, budgets; the establishment of expert panels; the compilation of project material; and the coordination of report development, review, and final production.

Project Coordinators are essential members of the project team. They are detail-oriented professionals who provide critical support and help ensure projects stay on track and meet high standards.

Key Responsibilities

Project Support and Coordination

• Support the execution of project work and maintain records in alignment with established policies and procedures.
• Lead the preparation of required documentation for project meetings.
• Assist Portfolio Director(s) with recruitment of experts and with managing project timelines, budgets, and goals.

Report Development and Distribution

• Support the development of draft and final reports, including fact-checking, identifying and formatting references, and securing author and figure permissions.
• Actively participate in the report proofreading process.
• Lead the report distribution process, including developing and maintaining accurate recipient contact lists.
• Support report release, including dissemination efforts and coordination of targeted briefings.

Meeting Planning:

• Oversee all logistical aspects of project meetings and briefings including contract negotiation, venue and AV booking, travel and accommodation arrangements, and catering and group dinners planning.
• Provide strategic guidance to the Portfolio Director(s) on the selection of appropriate meeting and briefing locations, including detailed cost breakdowns and comparative analyses as needed.

Experience and Knowledge

• Proven experience in meeting planning, including logistics coordination;
• Familiarity with academic research;
• Skilled in managing information from diverse sources, including administrative records and web-based content;
• Experienced in office procedures, including business correspondence and records management;
• Proficiency in MS Office applications (365, SharePoint, Dynamics, Word, Excel, PowerPoint, Excel) and related software tools; and
• Familiarity with one or more areas of science (broadly defined) and awareness of the Canadian science policy landscape is considered an asset.

Skills

• Proven ability to provide effective support in project management and report production;
• Strong time management skills demonstrated through consistently meeting deadlines and balancing multiple priorities;
• Exceptional organization skills and attention to detail;
• Strong capacity to work across multiple teams;
• Excellent interpersonal skills, with the ability to engage professionally with senior-level stakeholders and high-level academics and professionals;
• Strong oral and written communication skills; and
• Capable of working independently with minimal supervision.

Requirements

• A minimum of an undergraduate university degree.
• Bilingualism (English / French) is considered an asset. Familiarity with working in a bilingual organization is essential.
• Typically includes at minimum 2-4 overnight trips a year within Canada, depending on project needs.

Please send your CV and a cover letter to careers@cca-reports.ca on or before August 18, 2025.

The CCA is committed to providing an inclusive and barrier-free recruitment process and work environment. Please contact us in confidence and provide notice in advance if you require accommodation at any stage of the recruitment process.

This is a full-time in-office position; however, CCA staff are currently permitted to work remotely up to 3 days/week.

The hiring salary range for this position is $52,928 to $60,764.

Applicants must be legally eligible to work in Canada.

Benefits:

• Defined-benefit pension plan (HOOPP)
• Excellent extended health care and dental benefits
• Paid time-off, including office closure between Christmas and New Year’s
• Starting vacation is 15 days annually, plus four personal days (one per quarter)
• Supportive of continual professional development

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Sommaire

Le Conseil des académies canadiennes (CAC) est à la recherche d’un coordonnateur ou d’une coordonnatrice de programmes pour rejoindre son équipe diversifiée de spécialistes dévoués à l’élaboration de politiques et à la prise de décisions éclairées au Canada.

Le CAC convoque des comités d’experts et d’expertes multidisciplinaires afin d’évaluer les données probantes sur des questions de politiques complexes qui concernent le Canada. Les rapports qui en résultent, rédigés par ces comités d’experts et d’expertes du CAC, sont reconnus pour leur grande qualité et servent à éclairer les débats publics ainsi que la prise de décisions en matière de politiques.

En tant que membre clé des équipes de projet, le coordonnateur ou la coordonnatrice de programmes relève directement du directeur ou de la directrice de portefeuille et apporte son soutien : à la planification et à la coordination des réunions des comités d’experts et d’expertes; à l’élaboration des plans, des calendriers et des budgets des projets; à la mise sur pied des comités d’experts et d’expertes; à la compilation des documents relatifs au projet; et à la coordination de la rédaction, de l’examen et de la production finale des rapports.

Les coordonnateurs et coordonnatrices de programmes jouent un rôle essentiel au sein de l’équipe de projet. Il s’agit de spécialistes qui se soucient du détail, fournissent un soutien indispensable et contribuent à garantir le bon déroulement des projets et le respect des normes élevées.

Principales responsabilités
Soutien et coordination des projets

• Soutenir l’exécution des travaux liés aux projets et tenir à jour les dossiers, conformément aux politiques et procédures établies.
• Veiller à la préparation des documents requis pour les réunions de projet.
• Aider le directeur ou la directrice de portefeuille dans le processus de recrutement d’experts et d’expertes et dans la gestion des calendriers, des budgets et des objectifs des projets.

Élaboration et distribution des rapports

• Soutenir la rédaction des rapports provisoires et finaux, notamment en vérifiant les faits, en identifiant et en mettant en forme les références, et en obtenant les autorisations des auteurs et autrices, ainsi que des personnes citées.
• Participer activement au processus de relecture des rapports.
• Diriger le processus de distribution des rapports, notamment en établissant et en tenant à jour la liste de contact précise des destinataires.
• Soutenir la publication des rapports, notamment en assurant leur diffusion et en coordonnant les séances d’information ciblées.

Planification des réunions :

• Superviser tous les aspects logistiques des réunions et des séances d’information relatives aux projets, y compris la négociation des contrats, la réservation des salles et du matériel audiovisuel, l’organisation des déplacements et de l’hébergement, ainsi que la planification de la restauration et des dîners de groupe.
• Fournir des conseils stratégiques au directeur ou à la directrice de portefeuille sur le choix des lieux appropriés pour les réunions et les séances d’information, y compris l’élaboration de ventilations détaillées des coûts et la fourniture d’analyses comparatives, si nécessaire.

Expérience et connaissances

• Expérience avérée dans la planification de réunions, y compris la coordination logistique.
• Connaissance approfondie de la recherche universitaire.
• Aptitude à gérer des informations provenant de diverses sources, telles que des dossiers administratifs et du contenu Web.
• Expérience des méthodes de travail de bureau, notamment la correspondance commerciale et la gestion des dossiers.
• Maîtrise des applications MS Office (365, SharePoint, Dynamics, Word, Excel, PowerPoint, Excel) et des outils logiciels connexes.
• Connaissance d’un ou de plusieurs domaines scientifiques (au sens large) et une bonne compréhension du paysage des politiques scientifiques canadiennes constituent un atout.

Compétences

• Capacité avérée à fournir un soutien efficace dans la gestion de projets et l’établissement de rapports.
• Excellentes compétences en gestion du temps, mises en évidence par le respect constant des délais et la capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
• Sens exceptionnel de l’organisation et souci du détail.
• Grande capacité à travailler au sein de plusieurs équipes.
• Excellentes relations interpersonnelles, avec la capacité d’interagir de manière professionnelle avec des parties prenantes de haut niveau, ainsi que des universitaires et spécialistes de haut niveau.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite.
• Capacité à travailler de manière autonome avec un minimum de supervision.

Exigences

• Être titulaire d’au moins un diplôme universitaire de premier cycle.
• Le bilinguisme (anglais/français) est un atout. Avoir une expérience de travail dans une organisation bilingue est essentiel.
• Le poste comprend généralement au moins deux à quatre voyages avec nuitée par an au Canada, selon les besoins du projet.

Veuillez envoyer votre CV et une lettre de motivation par courriel à l’adresse careers@cca-reports.ca au plus tard le 18 août 2025.

Le CAC s’engage à mettre en place un processus de recrutement et un environnement de travail inclusifs et sans obstacle. Veuillez communiquer avec nous en toute confidentialité et nous informer à l’avance si vous avez besoin d’un accommodement à quelque étape que ce soit du processus de recrutement.

Il s’agit d’un poste à temps plein au bureau; toutefois, le personnel du CAC est actuellement autorisé à faire du télétravail jusqu’à trois jours par semaine.

Le salaire pour ce poste varie entre 52 928 $ et 60 764 $.

Les candidats et candidates doivent être légalement autorisés à travailler au Canada.

Avantages sociaux :

• Régime de pension à prestations déterminées (HOOPP).
• Excellente assurance-maladie complémentaire en matière de soins de santé et de soins dentaires.
• Congés payés, y compris pendant la fermeture des bureaux entre Noël et le Nouvel An.
• Les congés annuels sont de 15 jours, auxquels s’ajoutent quatre jours de congés personnels (un par trimestre).
• Nous encourageons le perfectionnement professionnel continu.

Please send your CV and a cover letter to careers@cca-reports.ca on or before August 18, 2025.
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Veuillez envoyer votre CV et une lettre de motivation par courriel à l’adresse careers@cca-reports.ca au plus tard le 18 août 2025.